dari NEW divisi kakak asuh jepang
by div external JP
Yatta (=done!/yay!), ini sedikit melaporkan hasil rapat semalem yang seru abis dan Alhamdulillah menghasilkan banyak hal. Dan bagi saya, adalah sebuah kebahagiaan besar karena kita bisa merumuskan langkah2 kerja nyata dan detail div. kakak asuh plus timeline plus plus + + pokoknya.
A.garis besar nya kita bagi kerja kita dalam tiga bagian:
- Recruitment ---->Rizka
- Komunikasi ----->Marlin
- External ----->Riha , plus masih sebagai koordinator program dan pembantu umum
B.agenda dalam waktu dekat ini
Recruitment :
- Pematchingan round 2 by october
- Request ke div Jogja; nama 6 adik yang ikut lolos seleksi sama the rest of the profile
- Pembagian surat cinta dari adek kemaren
- Pembagian pin
- Siap2 buat hoshizora forum untuk pemutaran video letter dan pemberitahuan ttg proses komunikasi dengan adek bintang, new program (hoshigami) .
C. NEW PROGRAM
Kami mengajukan hoshigami ini sebagai alat komunikasi wajib adek dan kakak. di laur ini tentu saja adek-kakak boleh dan recommended untuk bisa lebih komunikasi. Mbak Mas divisi jogja, minta saran dan tanggapan nya ya.
-hoshigami (kertas bintang)* namanya silakan klo ada usulan lain
ini bakalan jadi projectnya div komunikasi chapter jepang dan jogja. Pengirimannya massal. dari semua adek2 di jogja dikumpulin trus dikirim ke satu alamat div.komunikasi di jepang, biar ngirit biaya kirim :P. Periode nya 2-3 bulan seklai dari adek ke kakak. hoshigami ini adalah kelanjutan post card perdana dan surat balasan dari adek. Format pelporan via hoshigami ini pada 2 bagian.
- Bagian perkembangan adek dengan format yang udah kita tentukan misalnya adiknya harus mengisi titik2 dengan pertanyaan; Hal baru yang aku pelajari, pelajaran yang paling aku kuasai sekarang, kendala di sekolah, pengalaman baruku
- Kolom bebas. Fungsinya sebagai postcard ke kakak.
D. Cara memonitor hoshigami
Dalam pojok kertas hoshigami itu ada gambar bintang, semacam kupon (ato logo hoshizora,etc) yang nantinya setelah kakak di jepang dapet hoshigami nya itu, dan sewaktu akan membalas ke adiknya, dia harus menggunting gambar bintangnya dengan ditempelkan ke kartu pos atau dimasukin amplop ketika mengirim. Setiap adek yang dapet gambar bintang dia dapet satu bintang, nah di tengah2 nanti di update ma divisi jogja, misalnya adeknya belum dapet bintang berarti kakak dari jepang belum bales2, dan kami harus ngingetin kakaknya. Nanti di akhir period bintang2 dari adek di hitung, yang paling dapet bintang berarti komunikasi nya paling lancar sama kakaknya.
E.Database di Milis : Pusat Informasi
Sudah tau keberadaan database di milis kan ya. Mungkin agak kurang praktis, tapi tadi malem dipikir emang itu udah bagus untuk kita kebutuhan kita sekrang sebagai pusat informasi. pengenya ada database sing lebih enak di akses , mungkin itu jadi target kita selanjtnya aja, InsyaAllah.
Telah disepakati juga bahwa database di milis yang jadi penyambung informasi divisi jepang dan jogja. Setiap ada perkembangan baru, segera di update. Yang masukin daftar calon kakak asuh adalah divisi Recruitment jepang, untuk bagian adek asuhnya, tentu saja div kakak asuh djogja. Lalu ada table "communication progress" yang update adalah divisi komunikasi jepang dan jogja, misalnya hoshigami dah dikirim , maka div kakak asuh jogja nanti akan memberi tanda (centang or others). Atau untuk penyampaian surat dari adek ke kakak ini udah, maka div komunikasi jepang juga menyentang. begitu kira-kira.
F.Periode Buka Round: setiap Juli dan Januari
Setelah mempertimbangakan dengan masak, kita mengajukan bahwa periode buka program dibuka setahun dua kali. Round Januari dan Round Juli. Alasannya karena itu juga sesuai dengan tahun ajaran baru adek ( bulan juli nya). Lalu dengan 6 bulan seklai akan koordinasi komunikasi bisa lebih terkontrol, tetapi jumlahnya boleh banyak. Misalnya seklai round bisa 20. karena kakak2 nya emang sudah terkumpul, dan begitu juga penyeleksian adik bintang oleh divisi Jogja.
***
Begitulah kira-kira Laporan meeting tadi malem, sekaligus tugas perdana saya sebagai div external yang menyampaikan hasil rapat untuk dipresentasikan. Saya yakin berantakan banget laporan nya, tadi bangun siang buaaanget, soalnya mau baito, 25 menit lagi harus naek kereta.
Btw minta tanggapan dan saran nya yak, karena banyak point nya, riha nomerin A sampai F. Silakan di comment untuk point yang mana. Terima kasiiiih. Maaaaaaaaaaf , mungkin banyak yang salah karna ngetiknya agak ngebut gini.
p.s: Divisi recruitmnet minta nama 6 adek bintang terseleksi. Nama dan sekolah serta kelas dulu aja gpp. And then nyuwun profile nya (mas bukh makasih profile nya tadi malemm, selanjutnya di scan aja juga gpp). Permintaan dari mb dina untuk foto kakak asuh akan diproses desu!!
- Selamat Berbuka buat entar sore-
